Convenţia de la Haga: apostilă versus supralegalizare

„APOSTÍLĂ, apostile, s. f. Însemnare sau hotărâre (de obicei a șefului unei administrații publice) notată pe o petiție, pe un raport sau pe alt fel de act oficial; p. ext. Semnătura pusă pe un asemenea act. Serviciul cu care-l însărcinase șeful său era de a citi toate petițiunile adresate domnului, de a face pentru fiecare câte un extract și de a le adresa autorităților respective cu apostilă domnească. GHICA, S. A. 131.” Sursă - dexonline.ro/definiţie/apostila.

Convenţia de la Haga şi apostilă

Pe scurt, apostila este o rezoluţie ce se aplică, în general, pe un act oficial în vederea recunoaşterii acestuia în ţările semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961. Această convenţie vine în ajutorul ţărilor semnatare prin suprimarea cerinţei suralegalizarii diplomatice sau consulare a actelor oficiale străine.
„Potrivit art. 2 din Convenţie: fiecare stat contractant scuteşte de supralegalizare actele cărora li se aplică această convenţie şi care urmează să fie prezentate pe teritoriul său. Supralegalizarea, în sensul prezentei convenţii, are în vedere numai formalitatea prin care agenţii diplomatici sau consulari ai ţării pe teritoriul căreia actul urmează să fie prezentat atestă veridicitatea semnăturii, calitatea în care a acţionat semnatarul actului sau, după caz, identitatea sigiliului şi a ştampilei de pe acest act.” Sursă - http://www.prefecturabucuresti.ro
Conform site-ului http://www.mai.gov.ro, în prezent, sunt 108 ţări semnatare ale Convenţiei de la Haga. Singura ţară semnatară pentru care nu se aplică în totalitate această convenţie, este Republică Populară Chineză, apostila fiind valabilă doar în regiunile administrative speciale Hong Kong și Macao. Statul nostru a aderat la Convenţia de la Haga la 16 martie 2001.
Documentele emise de către agenţii diplomatici şi funcţionarii consulari sunt excluse de la necesitatea apostilării. De asemenea există tratate sau acorduri în ceea ce priveşte asistenţa juridică în materie civilă, ce scutesc anumite ţări de orice legalizare (lista ţărilor - http://www.mai.gov.ro).

Supralegalizarea

Procedura de supralegalizare se aplică în cazul ţărilor ce nu sunt parte din această Convenţie de la Haga (state din afara Europei şi Americii de Nord), fiind o variantă mai complexă a apostilării. De menţionat este faptul că întâlnim noţiunea de „supralegalizare” şi în cazul traducerilor legalizate ce necesită apostilare.
„În vederea supralegalizării unei traduceri legalizate, este necesară ataşarea la aceasta a unei copii xerox a documentului original în limba română şi aplicarea ştampilei de legătură a traducătorului între filele documentului.” Sursă - http://www.cnpb.ro

Apostilă vs Supralegalizare

Pentru evitarea confuziei dintre procedura de apostilare şi cea de supralegalizare, este important să ştim că:

• Apostilarea se face de către:
• Prefectură, în cazul acesta se obţine pe originalul actelor administrative (ex: acte de stare civilă, acte de studii, etc.) şi este, ca formă, o filă A4 ataşată originalului.
• Camera Notarilor Publici, pe originalul actelor emise de către notari publici (ex: procuri, declaraţii, contracte etc.), pe copia legalizată a unui act oficial şi de asemenea, pe traducerile legalizate, ca formă fiind o ştampilă pătrată.
• Tribunal, pe originalul actelor precum: hotărâri judecătoreşti, acte emise de un executor judecătoresc şi acte emise de Registrul Comerţului.

• Supralegalizarea se face de către:
• Camera Notarilor Publici, atunci când avem traduceri legalizate ce urmează a fi folosite atât pe teritoriul ţărilor semnatare Haga, cât şi a celor ce nu sunt semnatare Haga.
• Ministerul Afacerilor Externe, pentru acte destinate ţărilor ce nu sunt membre Haga.
• Ambasadă (Secţia Consulară), pentru acte destinate ţărilor ce nu sunt membre Haga.

Eliberarea apostilei – know how!

Pentru eliberarea apostilei de la Prefectură, dacă solicitantul este titularul documentului, va fi nevoie de originalul documentului ce urmează a fi apostilat, CI, cerere pentru eliberarea apostilei (completată) şi chitanţa aferentă taxei de eliberare a apostilei.
Dacă solicitantul nu este titularul documentului, se va prezenta procură notarială sau contract de prestări servicii însoţit de delegaţie din partea firmei.

În cazul actelor de studii din învăţământul superior cât şi preuniversitar, dar şi în cazul certificatelor medicale, apostilarea se va face doar dacă, pe acel original, există viză de la unitatea superioară a emitentului, de ex:
-     Pentru actele de studii din învăţământul superior viza se obţine de la Ministerul Educaţiei Naţionale, mai exact Centrul Naţional de Recunoaştere şi Echivalare a Diplomelor
-     Pentru actele de studii din învăţământul preuniversitar, de la Inspectoratul Şcolar al Municipiului Bucureşti
-     Pentru certificatele medicale vom obţine viză de la Direcţia de Sănătate Publică Bucureşti

După obţinerea apostilei pe original, procedură este simplă, astfel încât va urma efectuarea traducerii (în limba corespunzătoare ţării în care se va folosi şi de către un traducător autorizat), respectiv legalizarea traducerii (de către un notar public), ultimul pas fiind apostilarea (supralegalizarea) acestei traduceri legalizate.
Pentru eliberarea apostilei (supralegalizarii) de către Camera Notarilor Publici, va fi nevoie de actul ce urmează a fi apostilat şi de o cerere completată cu datele solicitantului, taxa de apostilă se achită la casierie.

Supralegalizare - know how!          

Pentru supralegalizarea documentelor, în cazul ţărilor ce nu sunt semnatare ale Convenţiei de la Haga, se solicită procedura completă. Această procedură presupune obţinerea vizei de la Ministerul Afacerilor Externe, traducerea în limba ţării destinatare, legalizarea notarială, apostila de la Camera Notarilor Publici (supralegalizare), viză de la MAE pe traducerea apostilată şi o ultimă viză ar fi de la ambasada ţării destinatare din România.

Apostila reprezintă un instrument menit să vină în sprijinul cetăţenilor statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga şi să îmbunătăţească evoluţia relaţiilor juridice dintre instituţii de acelaşi nivel, dar din state diferite. De asemenea, ea poate fi privită şi ca o modalitate de recunoaştere reciprocă a suveranităţii interne a statelor semnatare şi a egalităţii dintre acestea în plan juridico-procedural.