Apostila Haga – Nimic mai simplu!

Aparent un apanaj al societăţii moderne, sofisticata apostilă a pătruns pe meleagurile mioritice cu mult timp în urmă, fiind folosită pentru rezolvarea petiţiilor adresate Domniei în secolul al XIX-lea. Apostila a fost uitată în secolul al XX-lea, mai ales în perioada comunistă, când sistemul politic a încercat înlăturarea oricărei amintiri a structurilor politice, administrative sau sociale anterioare, fiind redescoperită de români începând cu anul 2001, anul aderării României la Convenţia de la Haga.

Ca urmare a emigrării masive în statele dezvoltate, în special în statele vestice din Uniunea Europeană, românii au descoperit necesitatea şi utilitatea apostilei, mai ales în cazul celor care au dorit să se stabilească definitiv în altă ţară şi, mai ales, să capete cetăţenia acelei ţări. Pierdut între Consulat, Ambasadă, Prefectură, Ministerul Afacerilor Externe şi Camera Notarilor Publici, românul de rând a aflat, uneori cu mirare, că apostila – complicata apostilă! – este o rezoluţie, o ştampilă, un fel de anexă ce se aplică sau se ataşează, în general, pe un act oficial în vederea recunoaşterii acestuia în ţările semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961.

Potrivit articolului 2 al Convenţiei, fiecare dintre cele 108 state semnatare scuteşte de supralegalizare actele pentru care este aplicabilă Convenţia şi care vor fi utilizate pe teritoriul său statal. De exemplu, dacă un român vrea să folosească certificatul său de naştere în Italia – caz foarte des întâlnit –, atunci el nu are nevoie de recunoaşterea certificatului său de către agenţii diplomatici români din Italia pentru folosirea acestuia. El trebuie să se prezinte la Prefectură cu certificatul de naştere (original), cartea de identitate, cererea pentru eliberarea apostilei (completată) şi chitanţa aferentă taxei de eliberare a apostilei. După apostilarea documentului original, acesta va fi tradus de un traducător autorizat (în exemplul nostru, în italiană), traducerea va fi legalizată de un notar public şi apoi apostilată (supralegalizată) de către Camera Notarilor. O copie xerox a documentului original trebuie să fie ataşată la traducere pentru ca aceasta să poată fi supralegalizată.

Apostilarea documentelor originale se face de către Prefectură în cazul actelor administrative (acte de stare civilă, acte de studii, acte medicale şi a altor acte asemănătoare). Documentele emise de notarii publici (procuri, declaratii, copii legalizate, etc.) sunt apostilate de Camera Notarilor, iar cele emise de judecătorii, tribunale şi curţile superioare, precum şi de executorii judecătoreşti şi de Registrul Comerţului sunt apostilate de Tribunal. Pentru a putea apostila actele de studii sau actele medicale, acestea trebuie să fie vizate, anterior apostilării, de către Centrul Naţional de Recunoaştere şi Echivalare a Diplomelor din cadrul Ministerului Educaţiei Naţionale (pentru actele de studii din învăţământul superior), de Inspectoratul Şcolar (actele de studii din învăţământul preuniversitar) sau de Direcţia de Sănătate Publică (actele medicale).

Dacă titularul actului nu se poate prezenta personal la Prefectură, la Camera Notarilor sau la Tribunal, el poate să mandateze o altă persoană prin procură (împuternicire) notarială sau poate să contracteze o firmă specializată, care se poate ocupa şi de obţinerea vizelor pentru documentele de studii sau medicale, de traducere, legalizare şi apostilarea traducerii legalizate, cum obişnuim să facem noi, la Biroul de Traduceri Champollion.

Există, desigur, şi documente care nu se apostilează. În primul rând, documentele care sunt emise de agenţii consulari sau diplomatici nu necesită apostilarea. În al doilea rând, este posibil ca statul nostru să încheie tratate sau acorduri prin care să fie scutit sau să scutească alte state de necesitatea apostilării, legalizării sau supralegalizării. Instituţiile abilitate pun la dispoziţia cetăţenilor lista acestor state.

Când vorbim despre apostila, este bine să acoperim toate posibilităţile, inclusiv cazul ţărilor care nu au aderat la Convenţia de la Haga. Să presupunem că cetăţeanul român se simte deodată atras de budism, nu mai doreşte să locuiască împrejurat creştini şi hotărăşte să emigreze în China. Dacă s-ar stabili în Hong Kong sau Macao, ar avea nevoie de apostilarea documentelor sale. Dar el decide să locuiască în interiorul Chinei continentale. Prin urmare, el va trebui să obţină viza de la Ministerul Afacerilor Externe, apoi va traduce actul în limba chineză, va legaliza traducerea la un notariat public, va obţine apostila de la Camera Notarilor (supralegalizarea traducerii legalizate), apoi încă o viză de la MAE pe traducerea apostilată şi, la final, o viză de la Ambasada Chinei în România.

În loc de încheiere, vă dorim tuturor cozi scurte la prefecturile din ţară şi vă întindem o mână de ajutor oricând aveţi nevoie!